Nebenkostenabrechnung

Nebenkostenabrechnungen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Wie oft kommt die Nebenkostenabrechnung und welche Fristen gibt es?
  Die Nebenkostenabrechnung wird in der Regel einmal jährlich erstellt. Vermieter:innen haben dabei eine Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums, um die Abrechnung zu erstellen und den Mieter:innen zuzustellen. Ihre Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2023 kann also bis zum Dezember 2024 zugestellt werden. Nach Erhalt der Abrechnung beginnt die Prüf- und Zahlungsfrist von üblicherweise 30 Tagen. Die Frist sollte zur formellen Prüfung, für Hilfsangebote oder zum Anfordern weiterer Belege genutzt werden. Gegen sachliche oder inhaltliche Fehler besteht die gesetzliche Einspruchsfrist von 12 Monaten.Achtung: Ein Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung. Nachforderungen sind mit dem Hinweis „unter Vorbehalt“ zu begleichen.

 

• Verjährung: Wann erlischt der Anspruch von Vermieter:innen auf Nachzahlungen?
  Der Anspruch von Vermieter:innen auf Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung erlischt nach Ablauf von drei Jahren. Dies bedeutet, dass Vermieter:innen innerhalb von drei Jahren ab Ende des Abrechnungszeitraums ihre Forderungen gegenüber den Mieter:innen geltend machen müssen. Wenn sie diese Frist versäumen, verlieren sie ihr Recht auf Nachzahlungen. Das bedeutet nicht, dass Vermieter:innen nach drei Jahren keinen Anspruch mehr haben, wenn sie z.B. nicht auf einen Einspruch reagiert oder die ausstehende Nachforderung nicht anmahnt haben. Suchen Sie sich in Streitfällen Rechtsbeistand.

 

• Was darf nicht umgelegt werden?
  Es gibt einige Nebenkosten, die nicht auf die Mieter:innen umlegbar sind. Dazu zählen unter anderem Instandhaltungskosten für eine Wohnung bzw. ein Haus und größere Reparaturkosten, wie eine defekte Heizung. Auch Verwaltungskosten sind nicht umlegbar. Achtung: Kosten für einen Hausmeister dürfen umgelegt werden.

 

• Welche rechtlichen Grundlagen gelten speziell für die Heiz- und Wassererwärmungskosten?
  Die rechtlichen Grundlagen für die Heizkostenabrechnung finden sich in der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) wieder. Hier werden vor allem die Pflicht zur Verbrauchserfassung (§4), die Ausstattung der Verbrauchserfassung (§5) die Verteilung der Kosten (§7 – 9), Ausnahmen (§11) sowie das Recht zu Kürzen (§12) geregelt.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die beiden Begriffe häufig Synonym zueinander verwendet, jedoch besteht zwischen ihnen ein Unterschied, der vorwiegend für Mieter:innen von Bedeutung ist.

 

• Betriebskosten

  Betriebskosten sind die Kosten, die laufend bei dem Gebrauch des Mietobjektes entstehen. Dies ist gesetzlich in der Betriebskostenverordnung festgehalten. Der entscheidende Unterschied ist hier, dass die Betriebskosten von Vermieter:innen auf die Mieter:innen umgelegt werden können, aber auch nur, wenn dies eindeutig im Mietvertrag festgehalten wurde. Dies erfolgt in der sogenannten Betriebskostenabrechnung, umgangssprachlich als Nebenkostenabrechnung bekannt.

 

• Nebenkosten

  Nebenkosten meinen alle Kosten, die bei dem Erwerb einer Immobilie anfallen, also auch die Kosten, welche einmalig entstehen und nicht nur laufend anfallen. Daher sind alle Betriebskosten Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind umlegbare Betriebskosten.

 

Die folgende Tabelle gibt einen ersten Überblick über die Zuordnung der Kostenart:

Kosten	Betriebskosten	Nebenkosten
Grundsteuer	✔	✔
Gebühren für Wasserversorgung und Entwässerung	✔	✔
Heizkosten (inkl. Wartungskosten)	✔	✔
Gebühren für Warmwasserversorgung	✔	✔
Aufzugskosten	✔	✔
Gebühren für Müllabfuhr und Straßenreinigung	✔	✔
Kosten für die Verwaltung		✔
Immobilienfinanzierungskosten		✔
Kosten für die Instandhaltung (ausgeschlossen Kleinreparaturen)		✔

Obwohl Betriebskostenabrechnung der juristisch korrekte Begriff ist, wird im Folgenden der geläufigere Begriff Nebenkostenabrechnung als Synonym verwendet.

Fristen bei der Nebenkostenabrechnung

Im Zahlendschungel der Nebenkostenabrechnung können Mieter:innen schnell den Überblick verlieren. Wir zeigen Ihnen, welche Fristen sowohl Mieter:innen als auch Vermieter:innen kennen sollten.

Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum beginnt am Tag des Einzugs oder zu einem vereinbarten Stichtag und endet entsprechend ein Jahr später. Innerhalb dieses Abrechnungszeitraums werden sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Bewirtschaftung des Mietobjekts anfallen, erfasst und auf die Mieter:innen umgelegt. Am Ende des Abrechnungszeitraums erstellt der/die Vermieter:in die Nebenkostenabrechnung, um die tatsächlich angefallenen Kosten den Mieter:innen transparent darzulegen.

Abrechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist beträgt in der Regel zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Das bedeutet, dass Vermieter:innen innerhalb dieser Frist die Nebenkostenabrechnung erstellen und den Mieter:innen zukommen lassen muss. Die Abrechnungsfrist beginnt somit ab dem Tag, an dem der Abrechnungszeitraum endet.

Zahlungsfrist

Die Zahlungsfrist bezieht sich auf den Zeitraum, innerhalb dessen Mieter:innen eventuelle Nachzahlungen begleichen müssen. Hier gilt die Zahlungsfrist von 30 Tagen, gerechnet ab dem Zugang der Nebenkostenabrechnung. Innerhalb dieser Frist müssen eventuelle Nachzahlungen geleistet werden. Diese Zeit sollte zur formellen Prüfung, für Hilfsangebote oder zum Anfordern weiterer Belege genutzt werden. Gegen sachliche oder inhaltliche Fehler besteht die gesetzliche Einspruchsfrist von 12 Monaten. Zu beachten ist, dass ein Widerspruch keine aufschiebende Wirkung hat. Daher sollten Nachforderungen mit dem Hinweis „unter Vorbehalt“ trotzdem beglichen werden. Es ist strittig ist, ob das Widerspruchsrecht verloren geht, wenn grundsätzlich „vorbehaltlos“ gezahlt wird.

Verjährung

Eine Nebenkostenabrechnung kann verjähren. Das bedeutet, dass Vermieter:innen innerhalb von drei Jahren nach Ende des Abrechnungszeitraums den Anspruch auf Nachzahlungen gegenüber den Mieter:innen geltend machen müssen. Wird diese Frist versäumt und keine rechtzeitige Zahlungsaufforderung oder Klage eingereicht, erlischt der Anspruch auf Nachzahlungen.

Aufbau und Erstellung einer Nebenkostenabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung kann auf den ersten Blick kompliziert aussehen. Wir zeigen Ihnen anhand einer Beispielabrechnung die einzelnen Bestandteile und Positionen.

• • • Abrechnungszeitraum
      Auf der Nebenkostenabrechnung muss der Zeitraum der Abrechnung enthalten sein.

 

• • • Gesamtkosten
      Hier werden die Betriebskosten für die verschiedenen Nebenkostenarten aufgelistet sowie die Gesamtkosten für das Haus. Dazu gehören beispielsweise Heizkosten, Wasser- und Abwasserkosten oder weitere Kosten, wie die für den Schornsteinfeger.

 

• • • Umlageschlüssel
      Vermieter:innen können die Nebenkosten nach verschiedenen Umlageschlüsseln bzw. Verteilerschlüsseln umlegen:
      – nach Verbrauch
      – nach Anteil der Wohnfläche
      – nach Personenanzahl
      – nach WohneinheitEin Umlageschlüssel muss nicht für die gesamte Nebenkostenabrechnung gelten, es ist sogar üblich, den Umlageschlüssel je nach Position zu wechseln. Wichtig ist hier nur, dass dann gekennzeichnet wird, welcher Verteilerschlüssel wofür verwendet wurde. Passiert das nicht, muss nach Anteil der Wohnfläche umgelegt werden. Es dürfen außerdem nicht alle Nebenkosten umgelegt werden. Lesen Sie hier mehr zu umlagefähigen Nebenkosten.

 

• • • Anteilige Kosten
      Neben der Auflistung der Gesamtkosten muss schlüssig erklärt werden, wie hoch der Anteil pro Mieter:in ist.

 

• • • Vorauszahlungen
      Die Summe der getätigten Vorauszahlungen der Mieter:innen muss hier angegeben und mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet werden. So können Mieter:innen sehen, ob eine Nachzahlung erforderlich ist oder Sie eine Rückzahlung erhalten.

Hier finden Sie eine Muster-Nebenkostenabrechnung

Wichtig ist die Aufnahme der Nebenkostenvereinbarung in den Mietvertrag. In gängigen Vorlagen ist das der Fall, das Fehlen dieses Hinweises ist die Ausnahme. Im Mietvertrag sollte demnach klar kommuniziert werden, dass zusätzlich zur Miete alle umlagefähigen Betriebskosten anteilig zu zahlen sind.

Nebenkostenabrechnung prüfen

Laut Papier erwartet Sie eine hohe Nachzahlung? Die gute Nachricht vorweg: Nebenkostenabrechnungen sind oft nicht korrekt. Deshalb sollten Sie gerade in so einem Szenario die Abrechnung prüfen.

Was sind typische Fehler bei einer Nebenkostenabrechnung?

Ob private Vermieter:innen oder große Hausverwaltungen. Wussten Sie, dass rund die Hälfte aller Nebenkostenabrechnungen nicht korrekt sind? Wir haben Ihnen einige typische Fehler zusammengestellt, die Sie bei Ihrer nächsten Abrechnung überprüfen können:

• • • Ein falscher Zeitraum ist angegeben
    • Es handelt sich um die falsche Wohnung
    • Es fehlen wichtige Angaben
    • Die Vorlagefrist ist überschritten
    • Rechenfehler
    • Abrechnung von nicht umlagefähigen Kosten
    • Verteilerschlüssel werden falsch berechnet oder falsch verwendet
    • Die Abrechnung erfolgt nicht verbrauchsabhängig
    • Verbrauchswerte oder Zählerstände stimmen nicht

Wie prüfe ich Rechnungsbelege?

Vermieter:innen sind nicht verpflichtet, Ihnen die Rechnungsbelege mit der Abrechnung zu schicken. Mieter:innen haben aber das Recht auf Einsicht der Rechnungsbelege, die für die Abrechnung verwendet wurden.

Wo finde ich Vergleichs- und Durchschnittswerte?

Vergleichs- und Durchschnittswerte helfen dabei, den eigenen Verbrauch besser einordnen zu können. Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes gibt hier einen guten Überblick über die durchschnittlichen Kosten pro Position.

Was tun, wenn Sie Fehler finden?

Setzen Sie sich mit Ihrem Vermieter oder Ihrer Vermieterin in Verbindung und legen Sie Widerspruch ein.

Unterstützung bei der Prüfung

Die Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz analysierte 2011 bis 2017 Stichproben von 1.046 Heizkostenabrechnungen. 37 Prozent waren eindeutig fehlerhaft, weitere 32 Prozent wiesen Klärungsbedarf auf. Lediglich 31 Prozent waren erkennbar ohne Fehler.

Zweifeln auch Sie an Ihrer Nebenkostenabrechnung oder erscheint Ihnen der Betrag der Nebenkostenabrechnung zu hoch und erwartet Sie eine Nachzahlung? Oder gibt es Posten, die Ihnen nicht schlüssig erscheinen? Dann können Sie sich bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung auch professionelle Unterstützung suchen.

Verbraucherzentralen

Die Mitarbeiter:innen von Verbraucherzentralen unterstützen Sie bei Fragen bezüglich Ihrer Heizkostenabrechnung.

Mieterverein

Nach Aufnahme in den Mieterverein können die Dienstleistungen in Anspruch genommen werden. Hier wird Ihnen nicht nur bei der Nebenkostenabrechnung geholfen, sondern auch bei Uneinigkeiten bezüglichen Mängeln oder beispielsweise der Kautionsrückzahlung.

Rechtsanwaltskanzlei

Auch der direkte Weg über eine Rechtsanwaltskanzlei ist möglich. Hier können Sie Ihre Abrechnung direkt durch einen Rechtsanwalt oder eine Rechtsanwältin prüfen lassen.

Hohe Nachzahlung, was nun?

Ist die hohe Nachzahlung rechtens, gibt es verschiedene Unterstützungs- und Entlastungsmöglichkeiten, die Sie in Anspruch nehmen können, um den Betrag zu bezahlen.

Im Energiebereich gibt es aufgrund der gestiegenen Preise zusätzliche Entlastungspakete der Regierung, wie zum Beispiel die Begrenzung der Preise oder die Wohngelderhöhung. Lesen Sie, was sich im Energiebereich 2023 alles ändert.

Ausblick

Die Heizkostenabrechnungen ist ein guter Anlass, um den eigenen Verbrauch kritisch zu prüfen. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, einen Kostenanteil von 50 bis 70 Prozent vor nach dem gemessenen Wärmeverbrauch umzulegen. Der restliche Anteil wird entsprechend der Wohnfläche auf die Bewohner verteilt. Dadurch werden Wärmeverluste gerecht auf alle Wohnungen umgelegt. In jeder Wohnung befinden sich verschiedene Messgeräte, die den Verbrauch erfassen:

 

• • • Wärmemengenzähler: misst die Wärmemenge in Kilowattstunden, die in der jeweiligen Wohnung verbraucht wurde. Leider kann er nur dann verwendet werden, wenn die Wohnung an einen eigenen Heizkreis angeschlossen ist. Es ist üblich, ihn per Funk aus der Ferne auszulesen.

 

• • • Heizkostenverteiler oder Heizungszähler: sind Geräte, die an Heizkörpern befestigt sind. Sie generieren einen Zähltakt, sobald die Oberfläche des Heizkörpers warm wird. Der Heizkostenverteiler gibt eine unspezifische Einheit aus. In der Abrechnung findet man die Werte als „HKV“, „HKVE“ oder Einheiten benannt. Zusammen mit Faktoren wie Art und Größe des Heizkörpers lässt sich ein Verhältnis für die Wärmeabgabe abbilden.

 

• • • Wasserzähler: misst die Menge des Wassers, die ihn durchfließt. Bei einer zentralen Warmwasserbereitung werden in der Heizkostenabrechnung auch die Energiekosten dafür umgelegt. Das wird häufig übersehen. Wasser zu sparen, lohnt sich also sehr schnell.

Gemäß der Novelle der Heizkostenverordnung im November 2021 muss die Heizkostenabrechnung inzwischen zusätzliche Informationen enthalten, beispielsweise einen Verbrauchsvergleich und Hinweise auf mögliche Beratungsstellen. Sind die Wohnungen mit fernablesbarer Messtechnik ausgestattet, muss seit 2022 monatlich eine Information über den Wärmeverbrauch zur Verfügung gestellt werden Damit wird bereits im laufenden Jahr noch vor der Abrechnung ein Einblick in Zukunft auch unterjährig möglich sein. Aber auch mit smarten Heizungen, die die Mieter:innen bequem per App steuern können, ist eine Senkung der Kosten im Bereich Heizen möglich.

 

Hier finden Sie weitere Informationen zur Heizkostenabrechnung.